วิธีนำเสนอผลงานด้วย Excel
ตั้งแต่โปรแกรม Office มีเครื่องไม้เครื่องมือช่วยเสริมสวยที่ดีขึ้นและใช้งานง่ายมากขึ้น จะเห็นว่าเราใช้เวลามากขึ้นในการสร้างงาน แม้จะสร้างสูตรสร้างตารางคำนวณเสร็จแล้ว ก็ยังต้องเสียเวลาอีกนานเพื่อประดิษฐ์ประดอยตกแต่งหน้าตาผลงานให้ดูดีอีกด้วย แถมยังกลายเป็นคุณสมบัติหนึ่งของพนักงานแต่ละคนไปแล้วว่า ต้องมีหัวศิลป์ ผู้ที่สามารถแต่งตารางให้ดูสวยหรู และสามารถนำเสนอผลงานทั้งบนกระดาษและหน้าจอได้ดีกว่า มักจะได้รับคำชมมากกว่าคนอื่น พอปลายปีก็จะได้รับประเมินผลขึ้นเงินเดือนเป็นพิเศษอีกด้วย
การนำเสนอผลงานที่ดี ต้องทำให้สวยอย่างมีคุณค่า ไม่ใช่่้สวยแต่รูป จูบไม่หอมอะไรทำนองนั้น เพราะยังมีสิ่งซึ่งสำคัญกว่าความสวยงามอีกมาก กล่าวคือ
- การนำเสนอผลงานต้องมีความยืดหยุ่น จะเรียกดูข้อมูลเรื่องใด ต้องสามารถดึงข้อมูลมานำเสนอได้ทันที ครั้นจะนำข้อมูลต่างช่วงเวลามาเปรียบเทียบ ต้องทำได้ง่ายเช่นกัน
- แบบตัวอักษร สีของตัวอักษร สีของพื้นเซลล์ และกรอบตาราง ต้องมีมาตรฐาน ไม่ใช้มากหรือน้อยเกินไป
- ใช้สัญลักษณ์ชี้ตำแหน่งเซลล์ซึ่งมีความสำคัญ และใช้สีหรือรูปแบบเน้นให้เห็นแตกต่างจากส่วนอื่น ช่วยชี้ประเด็นให้เห็นในทันที
- หากมีเงื่อนไขการคำนวณแตกต่างไปจากเดิม เราสามารถนำงานเก่าซึ่งสร้างไว้แล้วกลับมาใช้ได้ทันทีโดยไม่ต้องสร้างใหม่ หรือใช้เวลาแก้ไขเพียงเล็กน้อย
- พยายามใช้กราฟนำเสนอข้อมูลให้บ่อยครั้งที่สุด และผู้ใช้สามารถปรับเปลี่ยนค่าซึ่งนำมาสร้างกราฟได้ทันที
- เมื่อสร้างงานเสร็จแล้วต้องปรับภาพซึ่งแสดงบนจอ ให้แสดงเฉพาะส่วนที่จำเป็นและง่ายต่อการใช้งานเท่านั้น
- ผลงานซึ่งพิมพ์ออกมาต้องจัดเรียงหน้า ดูสวยงาม และประหยัดกระดาษ ประหยัดหมึกพิมพ์
Format Style คือ อนาคต
คนที่เคยประสบปัญหาต้องกลับไปเปิดแฟ้มนับสิบนับร้อยแฟ้มกลับมาแก้ไข เพื่อจัดรูปแบบหน้าตาให้ใช้ตัวอักษรแบบเดียวกัน ขนาดตัวอักษรเท่ากัน ใช้สีเดียวกัน เพื่อปรับให้ทุกแฟ้มมีมาตรฐานเหมือนกันทั้งหมด จะหมดปัญหาทันทีเมื่อใช้คำสั่งFormat > Style
- Style เป็นรูปแบบเฉพาะแต่ละแฟ้ม โดยแต่ละแฟ้มจะใช้ Style พื้นฐานขื่อ Normal เหมือนกัน แต่เราสามารถกำหนดให้ Normal มีรายละเอียดของรูปแบบแต่งต่างกันไป
- Modify ใช้สำหรับปรับเปลี่ยนรูปแบบของ Style Name ซึ่งเลือกไว้ ปกติให้เลือก Normal แล้วกดปุ่ม Modify ได้เลย
- Add/Delete ใช้สำหรับเก็บหรือลบบันทึก Style ชื่อใหม่ที่เราตั้งขึ้น
- Merge ใช้สำหรับเรียกใช้ Style จากแฟ้มอื่นที่เปิดใช้งานอยู่ในขณะนั้น
ปัจจุบันนี้บนระบบอินเตอร์เน็ตเริ่มมีการกำหนดมาตรฐานของข้อมูลแต่ละหน้าให้ใช้รูปแบบเดียวกันมากขึ้น โดยใช้เครื่องมือชื่อว่า Cascading Style Sheet ซึ่งมีหลักทำงานคล้ายกับ Format Style ของ Excel นี่เอง หากสักวันหนึ่งคุณจะนำแฟ้มข้อมูลไปนำเสนอ หรืออวดให้สาธารณชนเห็น อย่าลืมใช้ Format Style กันไว้ก่อน หาทางทำให้การนำเสนอผลงานแต่ละตารางใช้มาตรฐานเดียวกันทั้งหมด
Management by Exception
Management by Exception เป็นระบบการบริหารซึ่งกำหนดให้ผู้ใต้บังคับบัญชารายงานเรื่องซึ่งผิดไปจากแผนงานที่วางไว้ หรือเกี่ยวข้องกับประเด็นปัญหา ซึ่งต้องการให้พิจารณาตัดสินใจในทันที ช่วยประหยัดเวลาของผู้บริหารไม่ต้องค้นหาข้อมูลที่ผิดปกติเหล่านั้น แล้วลองหันกลับมาดูวิธีใช้ Excel กันบ้างว่า ในตาราง Sheet หนึ่งของ Excel มีเซลล์กว่า 16 ล้านเซลล์ ถ้าเรานำเสนอตารางใหญ่มากๆให้หัวหน้าดู หัวหน้าจะต้องเสียเวลาค้นหาข้อมูลที่ต้องใส่ใจมากเป็นพิเศษกันนานแค่ไหน
เครื่องมือของ Excel ซึ่งสนับสนุน Management by Exception มีดังนี้
- ใช้สูตรกลุ่ม Lookup เช่น Vlookup, Match, Index, Indirect, Offset ดึงข้อมูลซึ่งผิดปกติมาแสดง และใช้สูตร CountIf นับจำนวนเซลล์ที่ผิดปกติ
- ใช้คำสั่ง Format > Conditional Formatting เปลี่ยนสีเซลล์ซึ่งมีค่าต่างจากมาตรฐาน
- ดับเบิลคลิกเซลล์สูตรเพื่อย้ายตำแหน่งเซลล์ไปยังเซลล์ต้นทาง ทั้งนี้ต้องสั่ง Tools > Options > Edit > ตัดกาช่อง Edit directly in cell ออกก่อน หากต้องการย้อนกลับมาที่เซลล์เดิม หลังจากกดดับเบิลคลิกออกไปแล้ว ให้กดปุ่ม F5 แล้วกด Enter
- หากต้องการปรับค่าในตารางทั้งหมดพร้อมกัน ให้กลายเป็นค่าความแตกต่างจากค่ามาตรฐาน ให้ใช้ Copy ค่ามาตรฐานจากเซลล์ใดก็ได้ ไปเลือกพื้นที่ตารางซึ่งต้องการปรับค่า แล้วสั่ง Paste Special แบบ Subtract ทั้งนี้ให้ใช้วิธีนี้กับตารางที่มีแต่ค่าตัวเลขเท่านั้น ไม่ควรใช้วิธีนี้กับตารางซึ่งมีสูตร
- ใช้คำสั่ง Data > Filter > AutoFilter เพื่อกรองหาข้อมูลซึ่งตรงตามเงื่อนไขการกรอง
- ใช้คำสั่ง Data > Filter > Advanced Filter เพื่อดึงข้อมูลตามเงื่อนไข ออกไปสรุปในอีกตารางหนึ่ง
- ใช้คำสั่ง Data > Pivot Table and Pivot Chart Report สรุปตัวเลขที่ต้องสงสัย
- ใช้คำสั่ง Tools > Auditing หรือ Formula Auditing ลากเส้นเชื่อมโยงเซลล์ที่ไปที่มาของค่าผิดปกติ
- สร้างกราฟซึ่งมีเส้นกำกับระดับมาตรฐาน ใช้เป็นมาตรวัดว่าเส้นใดมีค่าสูงหรือต่ำกว่าเส้นมาตรฐาน
วิธีสร้างตารางเปรียบเทียบ หรืองบเปรียบเทียบ
วิถีการดำเนินธุรกิจย่อมอาศัยการเปรียบเทียบอยู่ตลอดเวลา ไหนเลยจะรู้ว่ากำไร ขาดทุน สูงกว่า ต่ำกว่า หากขาดการนำต้นทุนมาเทียบกับรายได้ หรือนำค่าใช้จ่ายแต่ละตัวมาเปรียบเทียบกัน หรือใช้ค่าใช้จ่ายตัวเดียวกัน แต่ต่างเวลานำมาเปรียบเทียบกัน
เครื่องมือของ Excel ซึ่งใช้สนับสนุนการเปรียบเทียบในลักษณะตาราง มีดังนี้
- ใช้คำสั่ง View > Custom View เพื่อเรียกดูตารางตามแบบที่ตั้งชื่อไว้
- ใช้คำสั่ง Data > Group and Outline จัดระดับการแสดงผลหรือซ่อน Row / Column แล้วเปิดใช้ตามระดับการซ่อน
- ใช้สูตร Lookup ดึงข้อมูลมาเปรียบเทียบ ตัวอย่างนี้ใช้สูตร Offset โดยผู้ใช้สามารถคลิกเลือกปีที่ 2 หรือปีใดก็ได้นำมาเปรียบเทียบกัน โดยคลิกเปลี่ยนปีในเซลล์ E5:F5
- ใช้สูตร Offset หายอดรวมตัวเลขจากระยะเวลาที่ต้องการ นำมาเปรียบเทียบกัน
- ใช้ Cell Picture Link โดยสั่ง Copy ตารางที่ต้องการ แล้วกด Shift พร้อมกับคลิกเมนูสั่ง Edit > Paste Picture Link จะเกิดรูปภาพของตารางพร้อมกับมีสูตร Link กลับไปยังตารางต้นทางให้ทันที หากต้องการสร้าง Cell Picture Link บนกราฟ ต้องใช้อีกวิธีหนึ่ง เริ่มจากกด Shift แล้วคลิกเลือกเมนู Edit > Copy Picture จากนั้นจึงนำไปสั่ง Paste ตามปกติลงในหน้ากราฟ แล้วให้สร้างสูตร Link จาก Cell Picture กลับมายังตารางต้นทางอีกขั้นหนึ่ง
วิธีปรับแต่งกราฟให้ได้ดังใจ
กราฟหรือ Chart ของ Excel มีความพิเศษสุดเหนือกว่ากราฟซึ่งสร้างขึ้นโดยใช้โปรแกรมอื่น ตรงที่กราฟของ Excel เกิดขึ้นจากการใช้สูตร Series จึงช่วยให้ผู้ที่ใช้สูตรเป็น สามารถแก้ไขที่ตัวสูตรเพื่อทำให้รูปกราฟปรับเปลี่ยนตามในทันที
=Series(ชื่อเส้น,ค่าแกนนอน,ค่าแกนตั้ง,เลขที่เส้น)
เราสามารถเลื่อนค่าซึ่งนำแสดงบนกราฟได้ 2 แบบ คือ
- แบบใช้ตาราง Template ดึงค่าช่วงที่ต้องการนำมาแสดงในตาราง Template นี้ จากนั้นจึงใช้ตารางนี้สร้างกราฟขึ้น เมื่อใดที่ค่าภายในตาราง Template เปลี่ยนแปลง จากการคำนวณใหม่หรือใช้ Input Form ส่งค่าใหม่ลงไปใน Template จะส่งผลให้รูปเส้นกราฟเปลี่ยนแปลงตามไปด้วย
- แบบใช้ Dynamic Formula Name ใช้สูตร Offset เคลื่อนย้ายตำแหน่ง แล้วตั้งชื่อให้กับสูตรนี้ผ่านเมนู Insert > Name > Define จากนั้นจึงนำชื่อมาพิมพ์ทับตำแหน่งที่ใช้บนสูตร โดยให้พิมพ์ทับเฉพาะส่วนของตำแหน่งเซลล์อ้างอิง ไม่ต้องทับส่วนของชื่อ Sheet! และจะเห็นว่าสูตร Series ยอมรับชื่อนั้น พร้อมกับเปลี่ยนชื่อ Sheet เป็นชื่อ File ให้เห็นในสูตร Series
- Formula Name ชื่อ XValue =OFFSET(Ref,From,0,Interval,1)
- Formula Name ชื่อ YValue =OFFSET(Ref,From,1,Interval,1)
- Ref เป็นตำแหน่งเซลล์อ้างอิง ให้นับ 0 จากตำแหน่งนี้
- From คือ จำนวน Row ถัดไปจากตำแหน่ง Ref ถือเป็นตำแหน่งค่าเริ่มต้นของเส้นกราฟ
- Interval คือ ความสูงหรือจำนวน Row ที่นำไปใช้บนกราฟ ช่วยให้เส้นกราฟยืดหรือหดตามต้องการ
เคล็ดการปรับแต่งกราฟ
- ปุ่ม Chart Wizard จะสร้างกราฟได้ง่ายขึ้น หากจัดเตรียมตารางข้อมูลซึ่งจะนำมาสร้างกราฟให้อยู่ในตำแหน่งที่เหมาะสม เช่น ถ้ากราฟที่ต้องการสร้างนั้นเป็นกราฟแบบ XY และมีเส้นกราฟ 3 เส้น ให้จัดเตรียมตารางไว้ก่อน ดังนี้
- หัวตาราง Row บนสุดเป็นชื่อเส้น
- Column ซ้ายสุด เป็นค่าบนแกน X
- Column ถัดมาทางขวาอีก 3 Column เป็นค่าของเส้นที่ 1, 2, 3 ตามลำดับ
- ถ้าต้องการเพิ่มเส้นบนกราฟทีหลัง ให้จัดเตรียมตารางเหมือนข้อแรก จากนั้นให้ Copy ตาราง แล้วนำมา Paste Special ลงบนกราฟแบบ New Series แต่ถ้ากราฟซ้อนอยู่หน้าเดียวกับตาราง จะเลือกใช้วิธีลากมาปล่อยลงในกราฟก็ได้
- แทบทุกจุดหรือ Object บนกราฟ สามารถสร้างสูตร Link นำค่าจากตารางส่งต่อมาแสดงได้ด้วย ขอให้คลิกซ้าย แล้วคลิกซ้ายซ้ำอีกทีที่จุดนั้น พอกลายเป็นกล่อง ให้คลิกต่อบน Formula Bar พิมพ์เครื่องหมาย = แล้วคลิกไปเลือกเซลล์ข้อมูลในตารางใดก็ได้ซึ่งต้องการส่งค่ามา
- หากต้องการสร้างกราฟ 2 รูปซ้อนกันในหน้าเดียว ให้สร้างกราฟ 2 รูป แยกเป็น Chart Sheet ต่างหาก จากนั้นคลิกขวาลงในกราฟ สั่ง Location > As object in แล้วเลือกชื่อ Chart Sheet
- หากต้องการกลับข้างของกราฟระหว่างแกนนอนและแกนตั้ง ให้คลิกเปลี่ยนตำแหน่งอ้างอิงแต่ละสูตรให้สลับกัน จากตำแหน่งค่า X ให้เป็น Y และจากเดิม Y ให้เป็น X ต่อเมื่อแก้ไขครบทุกเส้นแล้วจึงจะเห็นว่ากราฟปรับแกนให้ตามต้องการ
- ถ้าต้องการสร้างเส้นพยากรณ์หรือเส้นแนวโน้ม ให้คลิกขวาลงบนเส้นกราฟ แล้วสั่ง Add Trendline
- กราฟเส้นและกราฟแท่งแบบ 2 มิติ สามารถใช้วิธีคลิกซ้าย ตามด้วยคลิกซ้าย เพื่อกำหนดตำแหน่งจุดนั้นบนเส้นกราฟ หรือยอดของแท่งกราฟ จากนั้นจะเห็นว่ามีรูปเครื่องหมายชี้ขึ้นบนล่างปรากฏขึ้น ให้คลิกแล้วลากขึ้นลงตามต้องการ จะทำให้เส้นกราฟปรับตำแหน่งให้เองและส่งผลกลับไปปรับตัวเลขในตารางด้วย
การจัดเตรียมก่อนนำเสนอผลงาน
งานซึ่งสร้างเสร็จแล้ว ควรปรับแต่งให้สวยงาน พร้อมกับตัดทอนสิ่งที่ไม่จำเป็นออกให้ดูเหมือนกับกระดาษ มองดูผาดๆแล้วนึกไม่ถึงว่าเป็นตาราง Excel
- ตัด Gridlines ออก โดยสั่ง Tools > Options > View ตัดกาช่อง Gridlines
- ตัดชื่อหัวตารางและเลขกำกับ Row ออก โดยสั่ง Tools > Options > View ตัดกาช่อง Row and column headers
- ตัดแท่ง Scroll bar ออก โดยสั่ง Tools > Options > View ตัดกาช่อง Horizontal / Vertical Scroll bar
- ตัด Sheet tabs ออก โดยสั่ง Tools > Options > View ตัดกาช่อง Sheet tabs
- ปรับหน้าจอให้ขยายกว้างที่สุด โดยสั่ง View > Full Screen
- ตั้งชื่อพื้นที่ตารางซึ่งต้องการสั่งพิมพ์ แล้วนำชื่อมาใส่ลงในช่อง Print Area พิมพ์แต่ละชื่อคั่นด้วยเครื่องหมาย Comma , ซึ่งจะถูกพิมพ์เรียงลำดับทีละหน้าตามที่เรียงชื่อไว้
- ปรับสีที่ใช้พิมพ์ให้ใช้สีขาวและดำเท่านั้น โดยสั่ง File > Page Setup > Sheet > กาช่อง Black and white
- ลบชื่อ Range Name ซึ่งไม่ได้ใช้งานทิ้ง โดยสั่ง Delete ชื่อจากเมนูคำสั่ง Insert > Name > Define
- บันทึกรายละเอียดของแฟ้ม โดยสั่ง File > Properties หรือบันทึกคำอธิบายลงไปในเซลล์ โดยคลิกขวาลงไปในเซลล์ แล้วสั่ง Insert Comment หรือจัดทำคู่มืออธิบายการใช้งานประกอบแฟ้ม
- ใส่รหัสป้องกันการแก้ไข โดยสั่ง Tools > Protection > Protect Sheet / Workbook
- ใช้ Macro Recorder โดยสั่ง Tools > Macro > Record new macro ช่วยในการปรับการแสดงผลและช่วยนำเสนอผลงานอย่างอัตโนมัติ
- ควรจัดทำแฟ้มสำเนา Backup แยกเก็บไว้ต่างหาก
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น